Επειδή έχουν διατυπωθεί από πολίτες παράπονα για την μη τήρηση προτεραιότητας κατά την παραπομπή και το έλεγχο μελετών από την ΕΠΑΕ και με σκοπό την ενιαία αντιμετώπιση του προβλήματος και την διευκόλυνση των πολιτών και των Πολεοδομικών Υπηρεσιών σας γνωρίζουμε τα παρακάτω:

1. Από την Γραμματεία της ΕΠΑΕ κάθε Υπηρεσίας θα τηρείται πρωτόκολλο και ευρετήριο αυτού.
Στο πρωτόκολλο θα υπάρχουν στήλες με το ονοματεπώνυμο του αιτούντος, τη θέση του κτιρίου, το είδος της κατασκευής (νέα διώροφη, προσθήκη κλπ.) το ονοματεπώνυμο του μελετητή, στήλες για ημερομηνία επανυποβολής και για την αναγραφή της έγκρισης ή της απόρριψης της μελέτης, καθώς υποβολής ένστασης. Παράλληλα θα τηρείται και βιβλίο επανυποβολής.
2. Οι μελέτες θα πρωτοκολλούνται με την ημερομηνία παραπομπής του ελέγχοντα μηχανικού στην ΕΠΑΕ και σαν ημερομηνία
επανυποβολής των μελετών που είχαν ήδη απορριφθεί, η ημέρα υποβολής των συμπληρωματικών ή νέων στοιχείων.
Οι επανυποβαλλόμενες μελέτες θα καταγράφονται και στο βιβλίο επανυποβολής μόνο κατά ημερομηνία.
3. Ο έλεγχος των μελετών από την ΕΠΑΕ θα γίνεται κατά προτεραιότητα, αυτών του πρωτοκόλλου και του βιβλίου επανυποβολής.
Κατ' εξαίρεση (ως προς την προτεραιότητα) και ύστερα από εισήγηση του προέδρου της ΕΠΑΕ και αποδοχή αυτής από τα μέλη της μπορούν να ελέγχονται μελέτες δημοσίων κτιρίων (πχ. σχολεία,νοσοκομεία κλπ.) ή μελέτες κτιρίων για τα οποία υπάρχουν κάποιες προθεσμίες (λήξη δανείου κλπ.).
4. Για την άμεση εξυπηρέτηση των πολιτών και αποφυγή λαθών είναι απαραίτητη η μηχανοργάνωση του πρωτοκόλλου και του αρχείου".

ΣΧΕΤ-ΝΟΜ Αρθ-3 του ΓΟΚ/85. Εγκ-74/88.